Servoclima en su transformación digital continua
Después de 30 años de trayectoria profesional, Servoclima con la colaboración de HSI ha dado uno de los pasos más importantes para seguir mejorando: el salto hacia su transformación digital.
Esta decisión se tomó en 2015, y se ha estado trabajando hasta ahora para poder ponerla en marcha. Durante el 2017 se lleva a cabo un proceso de formación interna para todos los empleados y el equipo directivo. Después de unos meses de pruebas en los que convivieron procesos digitales con procesos convencionales, a principios de este año Servoclima asumió el reto y empezó a trabajar exclusivamente de forma digital.
El proceso de adaptación no fue fácil en sus inicios, como para cualquier empresa. Se ha necesitado un tiempo de maduración interna para asumir el nuevo funcionamiento. Pero, sin duda, ha sido una de las mejores decisiones que la compañía ha tomado para poder evolucionar y ofrecer más y mejores soluciones a sus clientes.
El antes y el después de la digitalización
La digitalización ha marcado un antes y un después en la concepción de la empresa. Hasta entonces se trabajaba de manera convencional. Esto suponía tener que imprimir constantemente documentos, planos, certificados… Se invertía mucho tiempo, esfuerzo y dinero en guardar una copia de todos los dosieres de entregas de proyectos a los clientes, y además se necesitaba mucho espacio para tenerlos ordenados.
Al tomar la decisión de realizar todos los procesos de manera digital, se decidió implementar Sharepoint, un programa innovador de Microsoft, que almacena todos los archivos en la nube.
Utilizando Sharepoint se pueden invitar a tantos usuarios como se quiera para que tengan acceso a las carpetas. De esta manera, cada usuario puede acceder a los archivos y trabajar de manera simultánea con otros usuarios en un mismo documento.
Gracias a Sharepoint, Servoclima ha podido automatizar y estandarizar sus procesos de trabajo, integrando dicho programa a su ERP. Automáticamente se crean los directorios necesarios para cada proyecto.
Ventajas de utilizar Sharepoint
El funcionamiento de Sharepoint es simple. En el momento en que se acepta un proyecto, el propio sistema avisa a través de una notificación a todos los implicados de que hay un nuevo proyecto en la red y les envía un enlace donde pueden encontrar toda la documentación asociada.
Acceso a toda la información
Aquellos usuarios que estén incluidos tienen acceso a toda la información del proyecto, sin tener que estar pendiente de que otra persona les envíe la documentación ni tener que imprimir ningún dossier.
Optimización de tiempo
El tener acceso a los datos de forma inmediata y simultánea ha generado internamente una mayor agilidad a la hora de trabajar, ya que se ha podido optimizar el tiempo que se dedica en solicitar la información, recibir, revisar y confirmar que sea la documentación correcta.
Para todos y en cualquier lugar
Con la posibilidad de Sharepoint de dar acceso a los datos a colaboradores externos, cuando los clientes y proveedores necesiten disponer de la información, pueden acceder a ella de manera instantánea y sin necesidad de tener un ordenador cerca. A través de la aplicación de Sharepoint pueden tenerla online desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo.
Reducción del volumen de impresiones
La digitalización ha permitido que Servoclima genere todos los ficheros de manera virtual y así contribuya a la preservación del planeta, reduciendo el impacto medioambiental.
Esto es solo el inicio de un gran cambio…
Para Servoclima esta transformación digital es importante en todos los sentidos, de cara al aumento de eficiencia de sus procedimientos internos y, como no, a la evolución en la relación con sus clientes y proveedores. En todo momento escucha las necesidades que tiene su sector para poder adaptarse a los cambios y ofrecer siempre las mejores soluciones.
El salto a la digitalización en Servoclima significa el inicio de un gran cambio.
