Servoclima en la seva transformació digital contínua
Després de 30 anys de trajectòria professional, Servoclima amb la col·laboració de HSI ha donat un dels passos més importants per seguir millorant: el salt cap a la seva transformació digital.
Aquesta decisió es va prendre el 2015, i s’ha estat treballant fins ara per poder engegar-la. Durant el 2017 es duu a terme un procés de formació interna per a tots els empleats i l’equip directiu. Després d’uns mesos de proves en els quals van conviure processos digitals amb processos convencionals, a principis d’aquest any Servoclima va assumir el repte i va començar a treballar exclusivament de forma digital.
El procés d’adaptació no va ser fàcil en els seus inicis, com per qualsevol empresa. S’ha necessitat d’un temps de maduració interna per assumir el nou funcionament. Però, sens dubte, ha estat una de les millors decisions que la companyia ha pres per poder evolucionar i oferir més i millors solucions als seus clients.
L’abans i el després de la digitalització
La digitalització ha marcat un abans i un després en la concepció de l’empresa. Fins llavors es treballava de manera convencional. Això suposava haver d’imprimir constantment documents, plànols, certificats… S’invertia molt temps, esforç i diners en guardar una còpia de tots els dossiers de lliuraments de projectes als clients, i a més es necessitava molt espai per tenir-los ordenats.
En prendre la decisió de realitzar tots els processos de manera digital, es va decidir implementar Sharepoint, un programa innovador de Microsoft, que emmagatzema tots els arxius en el núvol.
Utilitzant Sharepoint es poden convidar a tants usuaris com es vulgui perquè tinguin accés a les carpetes. D’aquesta manera, cada usuari pot accedir als arxius i treballar de manera simultània amb altres usuaris en un mateix document.
Gràcies a Sharepoint, Servoclima ha pogut automatitzar i estandarditzar els seus processos de treball, integrant aquest programa al seu ERP. Automàticament es creen els directoris necessaris per a cada projecte.
Avantatges d’utilitzar Sharepoint
El funcionament de Sharepoint és simple. Al moment en què s’accepta un projecte, el propi sistema avisa a través d’una notificació a tots els implicats que hi ha un nou projecte a la xarxa i els envia un enllaç on poden trobar tota la documentació associada.
Accés a tota la informació
Aquells usuaris que estiguin inclosos tenen accés a tota la informació del projecte, sense haver d’estar pendent que una altra persona els enviï la documentació ni haver d’imprimir cap dossier.
Optimització de temps
El tenir accés a les dades de forma immediata i simultanea ha generat internament una major agilitat a l’hora de treballar, ja que s’ha pogut optimitzar el temps que es dedica a sol·licitar la informació, rebre, revisar i confirmar que sigui la documentació correcta.
Per tots i en qualsevol lloc
Amb la possibilitat de Sharepoint de donar accés a les dades a col·laboradors externs, quan els clients i proveïdors necessitin disposar de la informació, poden accedir a ella de manera instantània i sense necessitat de tenir un ordinador a prop. A través de l’aplicació de Sharepoint poden tenir-la online des de qualsevol lloc i a través de qualsevol dispositiu.
Reducció del volum d’impressions
La digitalització ha permès que Servoclima generi tots els fitxers de manera virtual i així contribueixi a la preservació del planeta, reduint l’impacte mediambiental.
Això és solament l’inici d’un gran canvi…
Per Servoclima aquesta transformació digital és important en tots els sentits, de cara a l’augment d’eficiència dels seus procediments interns i, com no, a l’evolució en la relació amb els seus clients i proveïdors. En tot moment escolta les necessitats que té el seu sector per poder adaptar-se als canvis i oferir sempre les millors solucions.
El salt a la digitalització en Servoclima significa l’inici d’un gran canvi.